Wdrożenie w organizacji

Usprawnienie wydajności w organizacji usługowej lub w administracji firmy produkcyjnej  postępuje według schematu wdrożenia Lean Management. Największy nacisk jest typowo położony na usprawnienie przepływu procesów. Przeprowadzenie VSM w biurze osiąga nawet do 80% wszystkich korzyści płynących z Lean Office

Warsztat VSM

Celem warsztatu jest zmapowanie i wypracowanie planu na usprawnienie procesu przebiegającego w firmie. Uczestnicy identyfikują kroki, czas trwania i wydajność na mapie stanu obecnego. Kolejno odbywa się burza mózgów nad usprawnieniami. Zespół eliminuje, skraca, łączy kroki i planuje zmiany, które udoskonalą proces nanosząc je na mapę stanu przyszłego. Zostaje stworzony plan akcji wdrożenia usprawnień z wyznaczonymi zadaniami i datami, obliczone rezultaty, zmierzony procent usprawnień oraz odbywa się prezentacja wyników przed dyrekcją firmy.

Uczestnicy: max. 10 osób
Czas: 2 dni, min. 8 godzin każdy dzień

Plan Warsztatu

  • Wprowadzenie do Lean Management w środowisku administracyjnym
  • Szkolenie w metodologii VSM, przedstawienie case studies usprawnień w organizacjach
  • Stworzenie Current State Map dla procesu będącego przedmiotem warsztatu
  • Obliczenie wydajności procesu, opracowanie celów dla usprawnień
  • Szkolenie w metodologii usprawniania procesów
  • Szkolenie w metodologii usprawniania procesów
  • Burza mózgów nad wprowadzeniem usprawnień – stworzenie Future State Map
  • Opracowanie planu akcji wdrożenia usprawnień
  • Podsumowanie wyników, obliczenie rezultatów usprawnień
  • Prezentacja rezultatów warsztatu przed kierownictwem firmy
Symulacja Lean Office

Szkolenie omawia zagadnienia związane z wdrażaniem zasad Lean Management w firmie usługowej. Uczestnicy biorą udział w symulacji, która ilustruje transformację administracyjnych strumieni wartości. W ciągu 2 rund pracownicy biorący udział w procesie wystawiania ofert, przekształcają układ administracji używając narzędzi Lean. Po każdej rundzie zostaje stworzona mapa przepływu procesu oraz zostaje przeprowadzona burza mózgów nad usprawnieniami przy zastosowaniu Czasu TAKT, FIFO, przepływu jednej sztuki, itp.

W drugim dniu omówione zostają narzędzia ciągłego doskonalenia: 5S, Visual Management, Praca Standaryzowana, oraz metody problem solving: 5Why, Ishikawa. Przedstawiony zostaje również schemat przekształcania organizacji na Lean Management.

Uczestnicy: max. 14 osób
Czas: 2 dni

Plan szkolenia

  • Wyzwania dla Lean Management w środowisku administracyjnym
  • Typy marnotrawstwa w administracji, eliminowanie wartości niedodanej
  • Identyfikacja i mapowanie strumienia wartości w administracji
  • Mierzenie usprawnień w administracji
  • Wizualne biuro – wdrożenie 5S
  • Praca Standaryzowana w administracji
  • Rozwiązywanie problemów, DMAIC
  • Liderowanie procesowi zmian
  • Wdrażanie Lean Management w organizacjach usługowych
Definicja
Wspólną nazwą “Lean Office” nazywane jest zastosowanie narzędzi i metod wywodzących się z przemysłu do usprawniania procesów administracyjnych, a także w branżach usługowych, opiece zdrowotnej, urzędach itp. Punktem wyjścia do wdrażania Lean Office jest uświadomienie sobie, że także w szeroko rozumianej administracji mamy do czynienia z procesem oraz marnotrawstwem. Zastosowanie znajdują tam narzędzia ciągłego doskonalenia od 5S, poprzez Kaizen aż do zaawansowanych technik problem solving, np. Six Sigma.
Świątynia Lean Office

Rewolucja w Świadomości – praca nad zmianą postępowania, która ma doprowadzić do zmiany myślenia, np.: pracownik dodający wartość jest „najważniejszy” w firmie, bezpieczeństwo pracy jest najwyższym priorytetem, jakość usługi w długoterminowym myśleniu jest ważniejsza od poniesionych kosztów, itp.

Process Mapping – usprawnienie przepływu procesu używając narzędzia VSM.

Praca Standaryzowana – wdrożenie standardów na wszystkie powtarzalne czynności, szkolenie w ich wykonywaniu (TWI), kontrola ich przestrzegania i doskonalenie sposobu wykonywania pracy.

5S – wizualizacja i ergonomia stanowiska pracy, stworzenie standardów na utrzymanie porządku i czystości.

Problem Solving – użycie analitycznych narzędzi do zespołowego rozwiązywania problemów: Pareto, Ishikawa, 5Why, itp.

VPM (Visual Performance Management) – wizualne zarządzanie miarami i celami, aby na bieżąco mierzyć rezultaty pracy, rozwiązywać problemy i przekazywać informację zwrotną do wszystkich.

Value Stream Mapping
Mapowanie strumienia wartości w administracji pokazuje przebieg procesu pomiędzy osobami a działami i uwidocznia istniejące marnotrawstwo w organizacji. Dobrze stworzona mapa zawiera również informacje o ilości dokumentacji, czasach, i pozwala na obliczenie Lead Time (czasu przepływu) oraz ilości pracy potrzebnej do wykonania usługi. Typowe usprawnienie oczekiwane po stworzeniu mapy stanu obecnego to 20-30% redukcji czasu potrzebnego na wykonanie procesu. Osiąga się to poprzez eliminacje, łączenie, skrócenie czasu trwania czynności a także poprzez bardziej radykalny “reengineering”, czyli stworzenie kompletnie nowej procedury, która zawiera większy procent czasu poświęconego na dodawanie wartości dla klienta.